5 เคล็ดลับ ในการเลือกระบบ ERP มาใช้ในองค์กรให้ง่ายขึ้น

​ ​การที่เราจะเลือกระบบ ERP มาใช้กับองค์กรของเรานั้น ประกอบไปด้วยปัจจัยหลายอย่าง

ไหนจะต้องหาระบบที่มีความเหมาะสมกับเราจริง ๆ ต้องไปคุยกับ Vendor รายต่าง ๆ เพื่อสร้างข้อเปรียบเทียบ เป็นตัวเลือกในการตัดสินใจ และยังต้องมาวางแผนงานว่าจะเริ่มต้นใช้งานยังไง การเทรนนิ่งระบบให้กับพนักงานของเราเอง แล้วระบบเก่าที่ใช้อยู่จะเลิกใช้เมื่อไหร่ ฟังดูยุ่งยาก วุ่นวายทีเดียวใช่ไหม?

​ ​วันนี้เราลองมาดูกันว่า ถ้าเราจะต้องเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสม และตอบโจทย์การทำงานขององค์กรเราจริง ๆ มาใช้ เราต้องสังเกตตรงไหน และมีปัจจัยอะไรบ้างที่เราควรให้ความสำคัญ ลองมาดูไปพร้อมกัน

​ ​ด้วยความที่ระบบ ERP ที่มีอยู่ในตลาดนั้นก็มีอยู่มากมาย หลายรูปแบบ แต่ละระบบก็มีจุดเด่น จุดแข็งที่แตกต่างกันไป สิ่งที่เราต้องทำเป็นอันดับแรกจึงเป็นการทำความเข้าใจในตัวธุรกิจของเราเองก่อน ว่าธุรกิจของเราเป็นธุรกิจที่จัดอยู่ในอุตสาหกรรมประเภทไหน มีลักษณะ/รูปแบบในการประกอบธุรกิจอย่างไร มีกระบวนการทำงานในแต่ละส่วนงาน แต่ละแผนกเป็นอย่างไรบ้าง แล้วการทำงานระหว่างแผนกมีวิธีการดำเนินงานอย่างไร ในแต่ละจุดมีข้อติดขัดและข้อผิดพลาดอะไรบ้าง

​ ​เราสามารถนำข้อมูลเหล่านี้ List ขึ้นมาเป็นความต้องการเบื้องต้น เป็นจุดประสงค์ของเราที่จะนำระบบ ERP มาใช้เพื่อช่วยให้การทำงานที่ติดจัดตรงนี้ราบรื่นขึ้น

​ การที่เราจะนำระบบ ERP มาใช้ในองค์กรได้นั้น ควรจะต้องได้รับความเห็นชอบจากคนในองค์กรของเราเอง ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร ผู้จัดการฝ่าย/แผนก จนไปถึงพนักงานระดับปฏิบัติการ ถ้าใครคนใดคนหนึ่งไม่เห็นด้วย ก็อาจจะทำให้ระบบ ERP ที่เราลงทั้งเงินและเวลาไปไม่ได้รับการยอมรับ เนื่องจากผู้บริหารไม่เห็นด้วย ผู้จัดการไม่เอาด้วย พนักงานใช้งานระบบแล้วไม่ตอบโจทย์ อาจจะทำให้สิ่งที่พยายามทำมาสูญเปล่าได้

​ ด้วยความที่ ERP ในตลาดมีเป็นร้อยตัว ราคาเริ่มต้นตั้งแต่หลักร้อยไปจนถึงหลักล้าน เราจะต้องมีการตั้งงบประมาณสำหรับค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อจัดจ้างตัวระบบ ERP ที่เราต้องการนี้ ว่าองค์กรเรามี Budget สำหรับเรื่องนี้ประมาณเท่าไหร่

​ ​อีกประเด็นนึงที่สำคัญที่เราต้องตั้งไว้คือ เราต้องการที่จะเริ่มนำระบบนี้มาใช้ภายในองค์กรเราเมื่อไหร่ โดยปกติระบบเราจะสามารถพร้อมใช้ได้ พนักงานเราใช้งานเป็น ก็ใช้เวลาตั้งแต่เริ่มต้นเพียงไม่กี่สัปดาห์ ไปจนถึง 2-3 ปีในบางองค์กร เราอาจมีความจำเป็นที่จะต้องจัดลำดับความสำคัญความต้องการของเราก่อน ว่าเรามองว่าอะไรคือสิ่งที่เป็น Pain ที่สุดของเราในปัจจุบัน เราอาจจะปรับในส่วนนั้นก่อน แล้วค่อยทยอยปรับในส่วนอื่น ๆ ตามมา ค่อย ๆ เริ่มใช้งานจริงเป็นส่วน ๆ ไป จนกระทั่งทุกส่วนงานสามารถจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเชื่อมโยงงานทั้งหมดด้วยกันได้

​ หลังจากที่เรารู้แล้วว่า จุดประสงค์ของเราที่จะนำ ERP มาใช้คืออะไร เราสามารถนำมาลิสต์เป็น ฟีเจอร์ หรือความต้องการว่าเราต้องการหาระบบ ERP ที่สามารถทำอะไรได้บ้าง เราอาจจะลองหาข้อมูลผู้ให้บริการ ผู้จัดจำหน่ายระบบ ERP เพื่อดูว่าในตลาดมี Solution อะไรที่ตอบโจทย์กับลักษณะและรูปแบบการทำงานของบริษัทเรามากที่สุด หรืออาจจะใช้วิธีในการว่าจ้างที่ปรึกษาเพื่อมาช่วยหา Solution เหล่านี้

​ ​นอกจากฟีเจอร์ที่ครบแล้ว อีกเรื่องหนึ่งที่อาจจะต้องให้ความสำคัญคือเรื่องของ ความง่ายในการใช้งานไม่ว่าระบบจะทำมาดีแค่ไหน ตอบโจทย์แค่ไหน แต่ถ้าระบบใช้งานได้ยากเกินไป ก็จะไม่มีคนใช้งานระบบนั้นได้นาน เราอาจจะต้องคิดเผื่อเรื่องนี้กันไว้ด้วย

​ ในบางครั้งระบบที่มีอยู่ในท้องตลาด อาจจะมีฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์ความต้องการของเราไม่ครบทั้งหมด อาจจะต้องมีการพัฒนาระบบเพิ่มเติม เพื่อให้ทุกส่วนงานในองค์กรของเราสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

​ ​ดังนั้น ก่อนที่จะตัดสินใจซื้อหรือนำใช้ระบบ ERP ใด ๆ มาใช้ในองค์กร อาจจะต้องเช็คกับทางผู้ให้บริการด้วยว่า ตัวระบบนั้นสามารถปรับหรือเพิ่มฟีเจอร์ที่เราต้องการเข้าไปได้หรือไม่ ​หรือบางทีฟีเจอร์ตอบโจทย์การใช้งานทั้งหมดแล้ว แต่มีข้อจำกัดบางอย่าง เช่น ปรับสเปค Server ไม่ได้, ใช้ได้เฉพาะบนคอมพิวเตอร์, ใช้งาน Online ไม่ได้, จัดการเรื่องสิทธิ์การใช้งานของผู้ใช้งานไม่ได้, ใช้บริการได้ผ่าน Cloud แต่ไม่สามารถนำมาติดตั้งแบบ On-Premise ได้ เป็นต้น

​ ​ท้ายที่สุดแล้ว แต่ละองค์กรที่ควรพิจารณาให้ถี่ถ้วน รอบคอบ ควรปรึกษาพนักงานผู้ใช้งานจริงในแต่ละแผนกว่ามีปัญหาอะไร และต้องการให้ระบบเข้ามาช่วยแก้ไขในส่วนไหน และทำตามขั้นตอน 5 ข้อที่เราได้แนะนำไปนี้ หรือปรึกษา Roots ผู้เชี่ยวชาญในการพัฒนาระบบ ERP ก็ได้นะ ปรึกษาฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย ติดต่อเราได้เลย คลิก!