วิสาหกิจขนาดลางและขนาดย่อม (SMEs) มักมีการใช้ระบบ Enterprise Resource Planning หรือที่เรามักเรียกกันว่า "ระบบ ERP" ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเพิ่มกำไร แต่อย่างไรก็ตาม การปฏิบัติงาน ERP นั้น เป็นงานที่ซับซ้อนและท้าทาย และมักไม่ประสบความสำเร็จในการขึ้นระบบ ในบทความนี้เราจะพูดถึงเหตุผลสำคัญที่ทำให้ SMEs ล้มเหลวในการพัฒนา ERP
การวางแผน (Planning)
หนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการปฏิบัติงาน ERP คือ การวางแผน หากขาดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ชัดเจน ทรัพยากรไม่เพียงพอ (งบประมาณและแรงงาน) หรือไม่ได้วางแผนต้นทุนอย่างเหมาะสม ทุกสิ่งเหล่านี้ล้วนมีส่วนสำคัญในการทำให้การปฏิบัติงาน ERP ล้มเหลวได้
มีผู้ประกอบการ SMEs ที่มีวัตถุประสงค์ที่ไม่ชัดเจนและเป็นไปไม่ได้สำหรับการพัฒนาระบบ ERP จะทำให้มีความสับสนและเกิดความไม่แน่ใจเกิดขึ้น การมีแผนงานที่ไม่ชัดเจนอาจะทำให้โครงการเสียเวลา มีการขยายขอบเขตงาน และมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเกิดขึ้น นอกจากนี้ SMEs มักจะมีการประเมินไม่ถูกต้องเกี่ยวกับการเตรียมทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการพัฒนาระบบ ERP ทั้งในเรื่องของงบประมาณและบุคลากร
การคัดเลือก (Selection)
การเลือกระบบ ERP เป็นการตัดสินใจที่สำคัญและมีผลต่อความสำเร็จของโครงการพัฒนาระบบ ERP โดยผู้ประกอบการขนาดกลางและเล็ก (SMEs) มักจะเลือกระบบที่ไม่ยืดหยุ่นและไม่ตอบสนองต่อความต้องการในธุรกิจของพวกเขา สิ่งนี้อาจทำให้ผู้ใช้เกิดการต่อต้านการใช้งานระบบ ซึ่งอาจเป็นอุปสรรคต่อการนำระบบไปใช้งานได้ นอกจากนี้ ยังมีข้อผิดพลาดอื่นอีก เช่น การเลือกผู้พัฒนา ERP โดยใช้เกณฑ์ราคาข้อเสนอที่ต่ำที่สุด โดยไม่พิจารณาจากประสบการณ์การทำงาน ความเชี่ยวชาญและประวัติการพัฒนาระบบ ERP ของพวกเขา สิ่งนี้อาจทำให้เกิดความเสี่ยงในการที่จะพัฒนาโปรเจคไม่จบ และเกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในอนาคตได้
การพัฒนาระบบ (Implementation)
การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและการมีส่วนร่วมของ Stakeholder มีผลสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการการพัฒนา ERP ซึ่งส่วนใหญ่ SMEs มักล้มเหลวในการให้ผู้เกี่ยวข้องหลักมีส่วนร่วมในขั้นตอนการวางแผนและการดำเนินการ นำไปสู่ความไม่เชื่อมั่นและการต้านทานการเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ ทีมผู้พัฒนาที่ไม่มีประสบการณ์อาจเกิดความเสี่ยงทำให้โปรเจคการพัฒนาระบบ ERP ไม่ประสบความสำเร็จได้ ซึ่ง SMEs ควรให้ความสำคัญกับการเลือกทีมที่มีประสบการณ์และเข้าใจความต้องการเฉพาะของธุรกิจของพวกเขา สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสบการณ์ในการพัฒนา ERP ที่ประสบความสำเร็จ
การเริ่มใช้งาน (Go-Live)
ขั้นตอนการเริ่มใช้งาน (go-live) เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการพัฒนาระบบ ERP การฝึกอบรมผู้ใช้งานที่ไม่มีประสิทธิภาพและการไม่มีทีม Support สามารถส่งผลให้การขึ้นระบบ ERP ล้มเหลวได้ ซึ่งธุรกิจขนาดเล็กและกลาง (SMEs) มักละเลยความสำคัญของการฝึกอบรมผู้ใช้ เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบเข้าใจและสามารถปฏิบัติงานได้ ซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนและเกิดการต่อต้านเรื่องของการเปลี่ยนแปลงการทำงานต่าง ๆ (Change Management) การมีทีม Support เป็นสิ่งที่สำคัญต่อความสำเร็จของการขึ้นโครงการพัฒนาระบบ ERP ดังนั้น SMEs ควรมั่นใจว่าพวกเขามีทีมที่มุ่งเน้นการให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง ไม่ขาดตอน รวมไปถึงการแก้ปัญหาอย่างทันท่วงที และการบำรุงรักษาระบบเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าระบบจะไม่ล่ม และมีการสำรองข้อมูลการใช้งานอยู่อย่างต่อเนื่อง
จากที่กล่าวมาทั้งหมดนั้น ธุรกิจขนาดเล็กและกลาง (SMEs) สามารถหลีกเลี่ยงความล้มเหลวในการพัฒนาระบบ ERP ได้ โดยหลีกเลี่ยงและป้องกันตามรายละเอียดที่กล่าวมาในบทความนี้ การวางแผนงานให้ดี, เลือกระบบ ERP ที่เหมาะสม และเลือกผู้พัฒนาที่มีประสบการณ์หรือมีความน่าเชื่อถือ, เสริมเรื่องการสื่อสารให้เกิดประสิทธิภาพ, การฝึกอบรมและการสนับสนุนที่เพียงพอเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จของโครงการการพัฒนาระบบ ERP
เราเชื่อว่า SMEs จะสามารถนำระบบ ERP ไปใช้ในองค์กรให้เกิดประโยชน์ได้อย่างสูงสุด รวมถึงการเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน เพิ่มผลิตผลและกำไรได้อย่างแน่นอน 😊
ทำไมธุรกิจ SMEs ถึงนำ ERP มาใช้ในองค์กรไม่สำเร็จ