Google Tasks เครื่องมือช่วยแจ้งเตือนสำหรับคน Productive

​ ​ ในการทำงานทุกวันนี้ ปฏิเสธไม่ได้ว่าคนทำงานทุกคนอยากมี Productivity ในการทำงานที่ดี ในโลกที่มีการแข่งขันสูงขึ้นทุกวัน และทุกองค์กรต้องการคนที่มีความสามารถเข้ามาทำงาน ดังนั้น การจะทำให้เราสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น ต้องพึ่งพาอาศัยเครื่องมือเทคโนโลยีหรือ Tools ต่าง ๆ มาเป็นตัวช่วยในการทำงาน โดย Tools ที่จะมาเป็นตัวช่วยนั้น ก็มีหลากหลายประเภท เช่น Project Management, Task Management, Timesheet Management หรือ CRM เป็นต้น

​ ​ในวันนี้จะมาแนะนำ Tools ที่เกี่ยวกับเรื่องของ Checklist/Task Management ที่ชื่อว่า Google Tasks ออกตัวก่อนเลยว่า โดยส่วนตัวแล้วผมค่อนข้างชอบ เป็นหนึ่งใน Tools ที่ใช้งานในชีวิตประจำวันที่ขาดไม่ได้เลยก็ว่าได้ หลังจากที่เคยได้ลองทดสอบใช้งาน Tools ที่เอาไว้ติดตามงานแบบนี้มาหลายตัว ไม่ว่าจะเป็น Meistertask, Odoo และ Trello ซึ่งจะมีความยุ่งยากในการใช้งานอยู่พอสมควร เนื่องจากเป็น Software ที่ต้องทำการติดตั้งหรือลงทะเบียน และมีรายละเอียดการใช้งานพอสมควร อาจจะเหมาะสำหรับการทำงานร่วมกันผู้อื่นหลาย ๆ คน ไม่เหมาะที่จะนำมาใช้งานแบบส่วนตัวเท่าไหร่นัก หรือจะเป็น Google Note ที่เป็น Tools สำหรับการบันทึกข้อมูลเก็บไว้ในบัญชีส่วนตัว โดยจะเป็นการบันทึกรายละเอียดต่าง ๆ เหมือนเราแปะ Note หรือ Post it เอาไว้ในหน้า Board ซึ่งโดยส่วนตัวแล้วก็ยังไม่ค่อยชอบเท่าไหร่นัก เพราะไม่ตรงกับจุดประสงค์ในการติดตามงาน

​ ​ผมได้มาค้นพบกับ Tool ตัวนี้ เพราะว่าที่ Roots ได้มีการเปิดใช้งาน Google Workspace ซึ่งเป็นระบบบริหารจัดการ Email ขององค์กร และพบว่ามี Tools ที่ชื่อว่า Google Tasks รวมอยู่ด้วย โดย Google Tasks เป็น Software ที่เอาไว้ใช้บริหารจัดการงานที่เราถืออยู่ในแต่ละวัน สามารถ Mark Done ได้ในกรณีที่เราทำงานนั้นเสร็จสิ้นแล้ว และคุณสมบัติที่โดดเด่นอีกข้อหนึ่งเลยก็คือ การแจ้งเตือนได้ตามช่วงเวลาที่เรากำหนด รวมไปถึงสามารถ Set Recurring ให้สร้าง Task ทุก ๆ เดือน/สัปดาห์/วัน ก็ได้

​ ​ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราต้องการสร้าง Task เอาไว้สำหรับ Check Email ทุก ๆ เช้าเวลา 9.00 น. เราสามารถสร้าง Task: Check Email ขึ้นมาได้ และ Setup ให้มี Recurring ทุก ๆ วันทำงาน (วันจันทร์-วันศุกร์) โดยทุก ๆ วัน เวลา 9.00 น. จะมีการแจ้งเตือนผ่านมือถือ หรือถ้าเปิด Chrome ไว้อยู่ก็จะมี Notification ขึ้นมา ให้เรารีบดำเนินการ Check Email และสามารถตั้ง Deadline หรือจำนวนวันนับถอยหลังให้เรารู้สึกกดดันให้ต้องรีบทำให้เสร็จด้วย

​ ​การสร้าง Sub Task ก็สามารถทำได้ง่าย ๆ ในกรณีที่ Task ที่เราสร้างมานั้นเป็นหัวข้อใหญ่เราสามารถสร้าง Sub Task สำหรับงานย่อย ๆ เพื่อให้สามารถ Track กันได้ นอกจากนี้ เรายังสามารถลำดับความสำคัญของ Task งานต่าง ๆ ได้อีกด้วย เพียงแค่ทำการ Drag and Drop ตัว Task ให้ขึ้น-ลงตามลำดับความสำคัญ โดยงานที่สำคัญมาก ๆ ให้ขึ้นไปอยู่ด้านบน งานที่สำคัญน้อยลงมาให้เลื่อนลงมาไว้ด้านล่าง เราจะได้จัดลำดับงานที่ต้องทำได้ดียิ่งขึ้น

​ เพราะ Google Tasks เป็นหนึ่งใน Application ของ Google ทำให้สามารถเชื่อมต่อกับ Google Chat ที่เป็น Application สำหรับไว้พูดคุยกันภายในองค์กรได้ เราสามารถ Assign งานในห้องแชท (Spaces) ที่เราสร้างขึ้นให้กับพนักงานคนอื่น ๆ ที่อยู่ในห้องนั้นได้ Task ที่เราสร้างและ Assign ไว้ให้คนอื่น จะเชื่อมต่อมายัง Google Tasks ส่วนตัวของคนคนนั้นได้เลย และยังสามารถใส่ Deadline วันที่เราต้องการให้ Task นั้นเสร็จได้ด้วย ระบบจะทำการแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงกำหนดวันที่ต้องส่งงาน สะดวกสำหรับการติดตามงานมาก ๆ

​ ​อ่านมาถึงตรงนี้ อยากให้ทุกคนได้มีลองใช้งาน Google Tasks กัน เชื่อว่าถ้าได้ลองใช้แล้วจะติดใจและวางมือไม่ลงกันเลยทีเดียว Google Tasks สามารถเปิดใช้งานได้ผ่าน Chrome หรือ Web Browser ทั่ว ๆ ไป รวมไปถึงสามารถใช้งานผ่าน Mobile App ได้ทั้ง IOS และ Android สามารถ Download Mobile Application ได้ที่ Link ด้านล่างนี้เลย 😄

ios: https://apps.apple.com/us/app/google-tasks-get-things-done/id1353634006

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.tasks&hl=en&gl=US