ในงาน Odoo Experience 2024 ที่ผ่านมา Odoo ได้เปิดตัวเวอร์ชันใหม่ คือ Odoo 18 และมีการพูดถึง "Multi-Company" ร่วมด้วย

ใน Odoo บริษัทหลายแห่งสามารถมีฐานข้อมูลอยู่ในที่เดียวกันได้ ทำให้สามารถแบ่งปันข้อมูลบางส่วนระหว่างบริษัทต่าง ๆ ได้ ในขณะเดียวกันแต่ละบริษัทก็สามารถรักษาระดับการแบ่งบริษัทแยกจากกันไว้ได้ ซึ่งจะช่วยให้การบริหารจัดการงานต่าง ๆ เป็นไปอย่างมีระบบ และมีประสิทธิภาพ

⭕ สิ่งที่ควรทำ ⭕

1. แชร์ผลิตภัณฑ์และลูกค้า: ควรเชื่อมต่อรายการผลิตภัณฑ์และรายชื่อคู่ค้า หรือข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานแบบ Multi-Company (หลายบริษัท) ไม่ควรบล็อกระบบ และควรคำนึงถึงผลกระทบของการตั้งค่า Multi-Company ในระหว่างการดำเนินการ เช่น สินค้าคงคลัง บัญชี และคำสั่งซื้อขายที่ต้องเชื่อมกันจากบริษัทหนึ่งไปยังอีกบริษัทหนึ่ง เป็นต้น
2. ใช้ฟีเจอร์ Multi-Company (หลายบริษัท): ควรใช้ฟีเจอร์ Multi-Company ที่ Odoo มีให้ จะช่วยให้การใช้งานง่ายขึ้น
3. ดำเนินการบริษัททีละบริษัท: เริ่มต้นด้วยการดำเนินการกับบริษัทหนึ่ง แล้วลองดูฟีดแบคก่อนว่าเป็นอย่างไร ถ้าดีแล้วค่อยดำเนินการบริษัทถัดไป
4. การทำให้สอดคล้องกัน: เมื่อมีหลายบริษัทที่ต้องดูแล การบริหารงานควรพยายามทำให้บัญชีและภาษีต่าง ๆ สอดคล้องไปด้วยกัน

​❌ สิ่งที่ไม่ควรทำ ❌

1. ไม่ควรเปลี่ยนฟิลด์ที่เชื่อมโยงกัน: ไม่ควรเปลี่ยนฟิลด์จาก One-to-many เป็นฟิลด์ many-to-many ที่ผลิตภัณฑ์หรือคู่ค้า ควรเลือกว่าจะเชื่อมโยงกับบริษัทหนึ่งหรือทั้งหมด ไม่ควรเปลี่ยนให้มีเฉพาะบางบริษัท เพราะจะทำให้ระบบเกิดการถูกปิดกั้น และอาจเกิดการผิดพลาดได้
2. ไม่ควรสร้างสาขาแทนที่จะเป็นหลายบริษัท: หากต้องการสร้างสาขา ควรทำให้เป็นหน่วยธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับนิติบุคคลที่มีอยู่ หากมีนิติบุคคลที่แตกต่างกันให้ใช้รูปแบบ Multi-Company
3. อย่าใช้แผนบัญชีที่แตกต่างกันต่อบริษัท: ควรใช้แผนบัญชีที่เป็นหนึ่งเดียวใน Odoo แทนที่จะมีแผนบัญชีที่แตกต่างกันในแต่ละบริษัท
4. ไม่ควรแชร์การวิเคราะห์ข้อมูลทางการบัญชี: ควรใช้โครงสร้างการบัญชีวิเคราะห์ของบริษัทนั้น ๆ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดทางบัญชี

• การทำงานที่สอดคล้องกัน (Synchronizations) ในหลายบริษัท: สามารถเลือกได้ระหว่างคำสั่งซื้อและการขาย รวมถึงการซิงโครไนซ์บิลต่าง ๆ
• ค้นหาบริษัทเฉพาะในแถบการค้นหา (Search Bar)ได้: ค้นหาบริษัทได้อย่างง่ายดายในแถบการค้นหา และสามารถรีเซ็ตหรือตรวจสอบตัวเลือกได้
• การโพสต์บัญชีหลายเล่ม: เมื่อมีสินทรัพย์ ผู้ใช้งานสามารถทำจ่ายในสมุดบัญชีที่แตกต่างกัน แต่สร้างรายการสินทรัพย์เพิ่มในสินทรัพย์ชนิดเดียวกันได้
• การรวมบัญชี: ช่วยในการจัดการบัญชีคู่ขนาน เมื่อผู้ใช้งานเข้าไปในรายการจะสามารถแจกแจงรายละเอียดได้
• การจัดการเงินกู้ใหม่: ช่วยในการบริหารจัดการเงินกู้ยืม/เงินค้างชำระได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยระบบจะแแสดงมูลค่าที่คงค้างและที่ต้องชำระให้ โดยสามารถสร้างรายการใหม่ได้ทั้งวิธีการสร้างในระบบหรือ Import Data เข้าระบบ
• การรายงานทางการเงินที่ปรับปรุง: สามารถดูรายงานกระแสเงินสดที่แสดงถึงรายรับและรายจ่ายในอนาคตได้อย่างชัดเจน
  

ผู้ใช้งานสามารถเริ่มต้นการใช้งานฟีเจอร์หลายบริษัท (Multi-Company) ได้ หากเข้าไปที่ตั้งค่าการใช้งาน Inter-Company Transactions เมื่อมีการเปิดใช้งานแล้ว ถ้ามีการสร้างคำสั่งขาย ระบบจะสร้างคำสั่งซื้อในบริษัทอื่นให้โดยอัตโนมัติ ถ้าสร้างคำสั่งซื้อ ระบบก็จะสร้างคำสั่งขายเช่นกัน และถ้ามีการสร้างใบแจ้งหนี้ ระบบจะสร้างบิลในสมุดบัญชีการซื้อเฉพาะของบริษัท

ใน Odoo 18 มีฟีเจอร์สำหรับการสื่อสารที่พัฒนาขึ้นมาใหม่ โดยจะขึ้นเป็นรูปวงกลมตามผู้ติดต่อและสามารถเปิดได้หลายรายชื่อ ทำให้การสื่อสารภายในองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ในเวอร์ชันนี้ ผู้ใช้งานสามารถรวมคำสั่งซื้อสินค้าชนิดเดียวกันได้ จากนั้นระบบจะสร้าง Asset เพิ่มขึ้นมาให้ตามรายการที่ซื้อเข้ามา แต่ระบบจำทำการลงบันทึกตามสมุดบัญชีที่มีการผูกไว้ในแต่ละบริษัท

สำหรับ Debug Mode ใน Odoo 18 ผู้ใช้งานจะสามารถตั้งค่าได้ว่าลูกค้าแต่ละคนจะลงบันทึกบัญชีลงในสมุดเล่มไหน และตั้งค่าได้ว่าจะสามารถใช้ได้แค่กับตัวของผู้ใช้งานที่ทำการตั้งค่าเอง หรือแชร์ให้กับผู้ใช้งานรายอื่นด้วย

ในกรณีที่เป็นงานที่มีเรื่องงบประมาณมาเกี่ยวข้อง ผู้ใช้งานสามารถใส่ Analytic Account ได้หลายรายการ และสามารถปันส่วนเปร์เซ็นต์ (%) ลงในแต่ละโปรเจกต์ได้ และเมื่อมีการสร้างบิล ระบบลงบันทึกตามงบประมาณให้

การใช้ Multi-Company สามารถใช้การจ่ายแบบ Batch Payment ได้ โดยการเลือกที่แถบ Batch Payment ระบบจะขึ้นรายการมาให้โดยอัตโนมัติ

ใน Odoo 18 มีเมนูหนี้ (Loans) ที่สามารถเข้าไปแล้วตั้งรายการหนี้คงค้าง หรือจะทำการอัปโหลดไฟล์เข้าในระบบเลยก็ได้ จากนั้นผู้ใช้งานสามารถทำการจ่ายและตั้งหนี้ได้ตามปกติ

นอกจากนี้ Odoo 18 ยังสามารถทำการรวมบันทึกบัญชีคู่ขนาน (Merge Accounts) ได้ โดยเมื่อรวมบัญชีแล้ว เมื่อผูัใช้งานเข้าไปในรายการที่รวมกัน ก็จะเห็นตัวเลขที่แตกต่างกันตามรหัสที่ใช้ โดยสามารถตรวจการรายงานได้ที่เมนู Report และสามารถใช้ประโยชน์จาการ Filter และ Group by ในการจับคู่เพื่อตรวจสอบรายงานได้

และนี่เป็นแค่ส่วนหนึ่งของฟีเจอร์หลายบริษัท หรือ Multi-Company เท่านั้น สรุปแล้ว Odoo 18 ได้ปรับปรุงฟีเจอร์หลายบริษัทเพื่อผู้ใช้งานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน ช่วยให้ผู้บริหารสามารถดูภาพรวมบริษัททุกบริษัทได้อย่างง่ายดาย

อ่านบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Odoo เวอร์ชัน 18 ได้ ที่นี่

สนใจนำ Odoo ERP มาใช้ในองค์กร

ติดต่อเราเล​​​​ย